Entstehung
Im April 2022 initiiert das Landeskirchenamt das Projekt #Kirchenverwaltung2030. Auf der Grundlage eines Zielbildes für eine zukünftige Kirchenverwaltung sollen Herausforderungen analysiert, Probleme beschrieben, Ideen entwickelt und erprobt werden.
Die landeskirchliche Verwaltung steht vor großen Herausforderungen: Einerseits soll die kirchliche Verwaltung vereinfacht werden und mit weniger Ressourcen auskommen. Zugleich werden professionelle Unterstützung und Serviceleistungen gebraucht, wie z.B. bei der Personalgewinnung, bei steuerrechtlichen Fragen und dem Immobilienmanagement oder bei der IT.
Darüber hinaus soll die Arbeit in der landeskirchlichen Verwaltung attraktiv für Mitarbeitende und eng mit der kirchlichen Arbeit vor Ort verbunden sein.
Dieses Spannungsverhältnis muss wahrgenommen werden: Es wird kritisch geprüft, was bewahrt werden soll, was verbessert werden kann und was radikal infrage gestellt werden muss.
Ziel des Prozesses
Ziel ist es, die kirchliche Verwaltung zu modernisieren, damit sie sich besser an die Bedürfnisse der Menschen und die Veränderungen in der Gesellschaft anpassen kann. Dies betrifft sowohl die Verwaltung der Kirchengemeinden, als auch der Kirchenkreise und der Landeskirche.
Prozessschritte
Die Amtsleitungen, die Superintendentinnen und Superintendenten, die Kirchenkreisvorstandsvorsitzenden und Mitarbeitenden des Landeskirchenamtes wurden über ihre Beschwernisse in der Zusammenarbeit mit dem Landeskirchenamt befragt.
Die Steuerungsgruppe sichtete, clusterte und priorisierte die Umfrageergebnisse.
Die Steuerungsgruppe entschied sich für eine externe Begleitung des Verwaltungsprozesses durch die deutsche Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC) .
Die Steuerungsgruppe identifizierte elf Themen, die fortan in einzelnen Projektfeldern bearbeitet werden sollen. Ziel ist es, zügig zu spürbaren Verbesserungen und Veränderungen zu kommen.
Bereits angelaufene Projektfelder:
- Vereinfachung von Einzelzuwendungen und -abrechnungen
- Aufbau eines digitales Antrags- und Formularwesens
- Projektmanagement
- Abteilungsübergreifende Prozesse im Landeskirchenamt
- Verbesserung der Abläufe bei komplexen Vorhaben unter Beteiligung aller Handlungsebenen
- Ideenmanagement zur strukturierten Sammlung und Umsetzung
Die Steuerungsgruppe stellte die Ergebnisse der durchgeführten Projekte den Mitarbeitenden im Landeskirchenamt in sogenannten „Town-Halls“ vor.
Die Steuerungsgruppe stellte die Ergebnisse auf der Verwaltungstagung den Amtsleitungen vor, in einem nächsten Schritt auch den Superintendentinnen und Supterintendenten und den Kirchenkreisvorstandsvorsitzenden.
Unter Begleitung von PwC erarbeitete das Kolleg des Landeskirchenamtes ein Zielbild für die landeskirchliche Verwaltung. Im Anschluss passte die Steuerungsgruppe dieses Zielbild auf der Verwaltungstagung zusammen mit den Superintendentinnen und Superintendeten, den Kirchenkreisvorstandsvorsitzenden und den Mitarbeitenden des Landeskirchenamtes an.
Die Steuerungsgruppe besuchte verschiedene Organisationen, um deren Umgang mit ähnlichen Herausforderungen zu erfahren und die Ergebnisse ins Zielbild einfließen zu lassen.
Bis zur Wiederbesetzung der Stelle der Präsidentin / des Präsidenten rief das Kolleg ein Moratorium für das Landeskirchenamt aus.
Die Steuerungsgruppe plant während der Zeit des Moratoriums eine Befragung von Kirchenvorstandsvorsitzenden zur Zusammenarbeit mit den Kirchenämtern.
Das Zielbild
In einem Strategie-Workshop erarbeitete das Kolleg des Landeskirchenamtes die Grundzüge eines Zielbildes mit acht Zieldimensionen. In weiteren Workshops wurden durch die Steuerungsgruppe, Amtsleitungen, Superintendent:innen, Vorsitzenden der Kirchenkreissynoden und Mitarbeitende des Landeskirchenamtes Anpassungen vorgenommen.
Das gemeinsam erarbeitete Zielbild soll zeigen, wohin der Weg führt. Alle kirchlichen Verwaltungsmitarbeitenden sollen es kennen und gemeinsam an der Umsetzung mitwirken.
Stück für Stück werden die Verwaltungsprozesse verbessert oder neu erdacht. Dabei werden konsequent die Möglichkeiten der Digitalisierung genutzt.
Ordnung und Struktur sind essentiell. Aufgaben und Kompetenzen werden überprüft und neu geordnet. Doppelstrukturen werden abgebaut, soweit es geht.
Kirchliche Verwaltung fokussiert sich auf das Wesentliche. Lasten werden klug verteilt.
Klare Standards und Regeln geben der Verwaltung ihren Gestaltungsrahmen. Anhand transparenter Kriterien wird regelmäßig der Erfolg des Handelns gemessen. Das sorgt bei den gegebenen Ressourcen für maximale Qualität.
Die Kompetenzen der Verwaltungsmitarbeitenden werden gezielt gestärkt. Für eine gute Arbeitsumgebung und ansprechende Arbeitsbedingungen ist gesorgt.
Die kirchliche Verwaltung schafft ein Umfeld für die Mitarbeitenden, in dem Wissen ausgetauscht, aus Erfahrungen gelernt und neue Ideen umgesetzt werden können.
Die kirchliche Verwaltung nimmt durch eine Lösungs- anstelle einer Problemorientierung die Rolle einer Ermöglicherin ein.
Kirchliche Verwaltung schafft einen Mehrwert für die kirchliche Arbeit. Sie ist Teil des kirchlichen Netzwerks und kooperiert mit Akteuren aus Staat und Gesellschaft.
